[신입사원이 꼭 알아야 할] 기안서, 품의서, 보고서 작성 방법 (원 페이지 / 두괄식 / Simple / Tip)

최근 많은 회사들이 업무의 효율성을 강조하고, 보고서 작성에 들어가는 시간을 줄이고 성과를 창출하는데 집중할 수 있도록 문화를 바꿔가고 있습니다. 그럼에도 불구하고 회사는 주요 성과 보고, 구매, 지출, 기획 등과 같이 중요한 업무에 대해서는 문서로 남겨놓는 것이 업무 관리의 기본으로 운영하고 있습니다. 필자도 신입사원 시절에 구매 기안서 하나를 작성하는데 땀 뻘뻘 흘려가면서, 몇 번의 수정에 수정을 거쳐 승인을 받았던 기억이 있습니다. 오늘은 신입사원이 꼭 알아할 업무의 기본, 기안서 / 품의서 / 보고서를 작성하는 방법에 대해 알아보도록 하겠습니다. 

 

기안서 / 품의서 / 보고서 의 차이?

회사마다 업무 수행을 위한 문서의 명칭이 다르게 운영됩니다. 과거부터 많이 사용되는 기안서, 품의서, 보고서의 명칭으로 운영되고 있는 문서들은 회사 업무 수행에 있어 가장 기본적인 업무과정입니다. 그럼 기안서, 품의서, 보고서의 차이는 무엇일까요?

 

구분	뜻	문서 사례
기안서	회사의 어떤 사안에 대한 문제해결을 위해 해결 방안을 작성하여 결재권자에게 의사결정을 요청하는 문서	1. 영업 활동 강화를 위한 조직 개편 및 인사명령의 건 2. 조직문화 확립을 위한 조직문화 혁신 Program 실시의 건 3. 신입사원 채용을 위한 채용 홍보 활동 추진의 건
품의서	기안서와 비슷한 의미이지만, 통상적으로 품의서는 지출을 동반하는, 지출을 요청하고 결재권자에게 의사결정을 받는 문서	1. 인사명령에 따른 근로자 A 근무지 이동에 따른 경비 지원 요청 2. 조직문화 혁신 Program 실시를 위한 전문 강사 초빙 및 교육비 지출 요청 3. 채용 홍보 활동 추진을 위한 잡서칭 서비스 비용 지출 요청
보고서	회사의 어떤 일에 대해 담당자가 상위자 또는 상위부서에게 특정 업무 현황을 보고하기 위해 작성하는 문서	1. 영업 조직 개편 및 인사명령에 따른 효과 보고 2. 조직문화 혁신 Program 추진 만족도 조사결과 보고 3. 채용 홍보 활동 효과성 분석 보고

 

통상적으로 기안서, 품의서는 같은 의미로 사용되기에 많은 기업들이 하나의 문서로 사용하는 경우도 있으니 회사의 관례를 꼭 확인해 보시기 바랍니다. 보고서는 아마도 모든 기업들이 사용하고 있는 문서 명칭이라고 생각됩니다. 물론 영어로 Report라고 하기도 합니다. 기안서, 품의서, 보고서 각 상황과 업무에 맞게 그 명칭을 사용하여 업무를 수행하여야 합니다. 

 

기안서 / 품의서 / 보고서 작성 예시 / Templete

기안서, 품의서, 보고서는 각각의 사안과 회사의 양식에 따라 다르겠지만, 일반적으로 작성하는, 필자가 활용하고 있는 보고서 작성 양식을 기초로 작성 Tip을 공유해 보도록 하겠습니다. 

 

 

#필자의 실무 기안서 Sample & Check Point

 

상기 문서 양식은 참고용으로, 기안서 / 품의서 / 보고서 양식은 회사마다 다른 양식을 사용하기에, 회사의 양식(엑셀파일)을 활용하여 작성하면 됩니다. 만약 상기 양식을 참고용으로 사용하신다면 하기와 같이 첨부하오니 자유롭게 활용하여 주시기 바랍니다. 

기안서 양식.xlsx

0.02MB

 

기안서 / 품의서 / 보고서 작성 Tip

기안서 / 품의서 / 보고서 작성 시 잘 배운 신입사원 티를 낼 수 있는 Check Point는 위에 공유한 기안서 Sample을 참고하여 주시기 바라며, 작성하면서 참고해야할 Tip은 아래 내용을 참고 부탁드립니다. 

 

1. 기안서 / 품의서 / 보고서는 원 페이지 작성을 목표로 Simple하게 작성하는 것이 좋습니다. 

결재권자는 기안서, 품의서, 보고서의 내용을 꼼꼼하게 보기, 대체적으로 눈에 들어지 않는 문서는 보고 싶어 하지 않습니다.  필자도 한 사람의 결재권자로서 문서의 내용은 최대한 Simple하게, 중요 내용 위주로 작성된 문서에 더 관심이 갑니다. 물론, 너무 Simple하다 못해 중요 내용이 빠지면 절대 안 됩니다. 

 

만약, 내용이 워낙 중요하고 복잡한 경우, 보고서는 원 페이지로 중요내용 위주로 작성하되, 설명이 필요한 내용은 별지로 첨부하여 같이 보고하는 방법이 좋습니다. 

 

2. 회사의 양식, 문서번호를 확인하고 작성해야 합니다. 

아무리 좋은 내용이라 하더라도, 회사의 양식, 그리고 지정되어있는 문서번호를 확인하지 않으면 안 됩니다. 공지되어 있는 양식 또는 기존 선배들이 작성한 문서를 적극 참고하여 문서를 작성하는 것이 좋습니다. 

 

물론 최근 많은 회사들이 보수적인 문화를 탈피하고자 문서 양식, 문서 번호 등을 과감히 폐지하고 자유롭게, 내용 위주로 문서가 아니라 메일, 메신저 등을 통해 간단히 보고하고 승인을 하는 회사도 있습니다. 이 부분 역시 회사의 문화와 규정에 따라 업무를 수행하면 되겠습니다. 

 

3. 오탈자는 반드시 Check

문서의 오탈자 Check는 기본중의 기본입니다. 정말 긴급하게 문서를 작성하더라도 최종 오탈자는 한번 더 점검하고 상급자에게 상신하시기 바랍니다. 

 

4. 문서에 숫자가 들어가는 경우, 숫자는 정확한 숫자를 기재하여야 합니다. 

결재권자는 생각보다 숫자에 예민하고, 기안 / 품의 / 보고를 하는 담당자보다 평소 숫자에 대해 관심이 많고 알고 있는 숫자도 많습니다. 또한 예상치 등 Simulation을 통해 도출한 숫자가 잘못된 경우, 의사결정을 하고 추진하는 경우 회사가 예상치 못한 손실, Risk를 유발할 수 있기 때문에 숫자는 정확히 기재하여야 합니다. 

 

5. 가장 중요한 Tip : 내용을 작성 하기전, 중간, 최종 상신 전 상급자와 정확히, 자주 소통하는 것이 중요합니다. 

 

 

① 작성 전 소통 : 기안의 목적, 배경을 정확하게 확인하고 작성을 시작해야 합니다. 

오랜 시간 고민하고 작성한 기안서 / 품의서 / 보고서가 상사가 보고받길 원하는 목적과 배경에 부합하지 못해, 최종 보고 시, 완전히 방향과 내용이 달라 다시 시작해야 하는 경우가 종종 발생합니다. 반드시 지시를 받을 때, 상급자로부터 전달받는 목적, 배경, 내용을 메모하고 상사와 재확인하는 과정을 거쳐 Align 시킨 후 시작해야 합니다. 

 

② 작성 중 : 작성 하는 중간중간 상급자에게 작성 중인 내용에 대해 문서 또는 구두로 가볍게 소통

작성하는 문서 내용에 이상이 없는지, 상급자의 생각과 다른 것이 없는지, 내가 놓치고 있는 것이 있는지 등등 작성 중간중간 상급자와 가볍게 소통하면서 내용을 구체화해나가야 합니다. 상급자도 중간중간 소통을 하며 진행과정을 Check 하고, 최종 결재문서가 올라왔을 때 이미 소통한 내용이기에 더욱 쉽게 검토할 수 있고, 의사결정을 하는 것도 어느 정도 예상하고 있기에 빠른 의사결정을 할 수가 있습니다. 

 

③ 최종 상신 전 : 오타와 숫자 등 Detail한 내용을 사전에 상급자와 같이 Check

우리의 최종 목적을 한번에 결재를 득하는 것입니다. 작성 전, 작성 중 지속 소통을 통해 정확도를 높이고, 최종 Detail 한 부분과 오탈자, 숫자를 점검하고 상신하면 한 번에 결재를 득할 수 있는 확률이 높아질 것입니다.

 

마무리

오늘 신입사원 뿐만 아니라 사회생활을 하며 해야 하는 업무 중 가장 중요한 기안서 / 품의서 / 보고서를 작성하는 Tip을 알아보았습니다. 직무에 따라 차이는 있겠지만, 직장인의 성과는 결국 추진한 일에 대한 문서입니다. 기안 / 품의 / 보고를 통해 내가 추진한 업무를 보고하고 결재권자의 승인을 득하면 그것이 내 업무의 마무리이며, 곧 나의 성과인 것입니다.

 

여담이지만, 회사에서 나의 평가자는 내가 일을 열심히 하고 있는 것은 느낌적으로 알지만, 성과가 있다는 것을 알려면 보고를 받아야 알고, 보고하는 과정에서 좋던, 나쁘던 소통이 자주 일어나야 일을 잘하고 성과가 있다는 인식을 할 수가 있는 것 같습니다. 소통 -> 보고 -> 성과 -> 평가 -> 보상의 Cycle로 이해하면 좋을 것 같습니다.  

 

 

※ 본 글은 작성자가 HR담당자로 근무하며 지득하고 경험한 내용을 바탕으로 작성이 되었습니다. 혹시라도 잘못된 내용이 있거나 수정이 필요한 내용은 언제든지 말씀해 주시면 수정 조치하여 정확한 내용을 전달드리도록 하겠습니다. 감사합니다.

 

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